익산원광요양원 아카이브 구축 보고서

보고자: 익산원광요양원 원장

보고대상: 운영위원회

보고내용: 기록관리 아카이브 구축 현황 및 기대효과

1. 아카이브 구축 전 기록관리 방식 및 문제점

1) 종이문서 중심의 기록관리 방식

- 입소자 정보, 행정문서, 회의록, 공문, 사진 등 대부분의 기록을 종이문서로 보관

- 문서철·보관함·캐비닛 등 물리적 공간에 의존

- 문서 분류 기준이 부서별·담당자별로 상이하여 체계적 통합 관리 부재

2) 주요 문제점 및 비효율성

가. 검색·열람의 어려움

- 필요한 문서를 찾기 위해 직접 보관 장소를 탐색해야 하며 시간 소요가 큼

- 담당자 부재 시 문서 위치 파악이 어려움

나. 보존성 취약

- 종이문서의 훼손, 분실, 오염, 변색 위험 상존

- 장기보존이 필요한 기록의 안정성 확보에 한계

다. 중복 생산 및 업무 비효율

- 동일 문서를 여러 부서에서 중복 출력·보관

- 문서 공유가 어려워 협업 과정에서 비효율 발생

라. 보안·접근 통제의 한계

- 문서 열람 기록이 남지 않아 민감정보 관리가 취약

- 보관 장소에 대한 접근 통제가 어려움

마. 공간 비용 증가

- 문서 보관을 위한 별도 공간 필요

- 장기적으로 보관 공간 확장 필요성 증가

2. 기존 문서관리와 아카이브 기반 기록관리 비교

- 보존성: 종이문서는 훼손·분실 위험이 높으나, 아카이브는 디지털 보존으로 안정성 확보

- 검색성: 종이문서는 수작업 검색으로 시간 소요가 크나, 아카이브는 키워드·분류 기반 즉시 검색 가능

- 공유·협업: 종이문서는 문서 이동·복사가 필요하나, 아카이브는 온라인 열람·공유 가능

- 보안성: 종이문서는 접근 통제가 어렵지만, 아카이브는 권한 설정과 접속 기록 관리 가능

- 업무효율: 종이문서는 중복 생산과 관리 부담이 크나, 아카이브는 기록의 단일화·표준화 가능

- 공간 활용: 종이문서는 물리적 보관 공간이 필요하나, 아카이브는 서버 기반 저장으로 공간 절감

- 관리 체계: 종이문서는 담당자 의존도가 높으나, 아카이브는 시스템 기반 표준화 관리 가능

종합 판단

아카이브는 단순한 문서 저장이 아니라 기록의 생산·관리·보존·활용 전 과정을 체계화하는 방식으로, 기존 문서관리보다 효율성과 안정성이 현저히 높음.

즉, 기록관리 체계 전반을 디지털 중심으로 전환함으로써 기관 운영의 연속성과 신뢰성을 함께 높일 수 있음.

3. 아카이브 구축 후 기대효과

1) 기록관리 체계화 및 표준화

- 기록 분류체계(Record Classification System) 적용으로 일관된 관리체계 확립

- 기록의 생성부터 폐기까지 전주기 관리 가능

2) 업무 효율성 향상

- 문서 검색 시간 단축(수분 → 수초)

- 중복 문서 생산 감소

- 담당자 변경 시에도 기록 인수인계가 용이

3) 보안 강화 및 개인정보 보호

- 접근 권한 설정 및 열람 기록 추적 가능

- 민감정보 관리 강화로 법적 리스크 감소

4) 기록의 장기 보존 및 기관 역사 관리

- 기관의 활동, 행사, 사진, 회의록 등 장기적 가치가 있는 기록을 안정적으로 보존

- 요양원의 역사와 성과를 체계적으로 축적하여 대외 홍보 및 평가에 활용 가능

5) 공간 및 비용 절감

- 종이문서 보관 공간 축소

- 인쇄·보관 비용 절감

6) 대외 평가 및 인증 대응력 강화

- 보건복지부 평가 및 인증 심사 시 근거자료 제출이 신속·정확

- 기록관리 체계 구축은 기관 신뢰도 향상에 기여

4. 향후 계획

- 기록 분류체계 고도화 및 지속적 업데이트

- 직원 대상 기록관리 교육 실시

- 사진·영상 등 비정형 기록의 디지털화 확대

- 장기적으로는 입소자 서비스 품질 향상과 연계한 기록 활용 체계 구축

5. 결론

아카이브 구축은 단순한 문서 전산화가 아니라,

요양원의 운영 효율성, 투명성, 지속가능성을 높이는 핵심 기반 인프라임.

종이문서 중심의 비효율적 업무 구조를 개선하고,

기관의 기록을 자산으로 전환하는 중요한 전환점이 될 것임을 보고드림.

6. 운영위원회 보고 말씀(요약)

존경하는 운영위원회 위원님 여러분, 우리 익산원광요양원은 그동안 입소자 관련 서류, 행정문서, 회의록, 사진자료 등을 주로 종이문서 중심으로 관리해 왔습니다. 이러한 방식은 문서 검색에 많은 시간이 소요되고, 담당자 부재 시 자료 확인이 어렵다는 한계가 있었으며, 장기보존과 개인정보 보호 측면에서도 지속적인 보완이 필요한 상황이었습니다.

이에 우리 요양원은 기록을 보다 체계적이고 안전하게 관리하기 위해 아카이브 구축을 추진하였습니다. 아카이브 구축은 단순히 문서를 전산화하는 차원을 넘어, 기록의 생산부터 보존, 활용까지 전 과정을 표준화하고, 필요한 자료를 신속하게 찾을 수 있도록 하는 관리 기반을 마련하는 일입니다. 이를 통해 업무 효율성을 높이고, 기관 운영의 투명성과 연속성을 함께 강화할 수 있을 것으로 기대하고 있습니다.

특히 이번 구축을 통해 문서 검색 시간 단축, 중복 문서 감소, 기록 인수인계의 용이성 확보, 개인정보 보호 강화, 대외 평가 대응력 향상 등의 효과가 나타날 것으로 보고 있습니다. 나아가 요양원의 주요 활동과 성과를 체계적으로 축적함으로써 기관의 역사와 가치를 보존하고, 향후 홍보와 평가 자료로도 폭넓게 활용할 수 있을 것입니다.

앞으로도 기록 분류체계를 지속적으로 보완하고, 직원 교육과 비정형 기록의 디지털화를 확대하여 보다 안정적인 기록관리 환경을 조성하겠습니다. 운영위원회에서도 본 아카이브 구축의 취지와 필요성을 이해해 주시고, 지속적인 관심과 협조를 부탁드립니다. 이상 보고를 마치겠습니다.